Tata Usaha,Administrasi dan Peran

Assalamualaikum … Wr Wb

Dalam rangka menunjang kelancaran proses belajar mengajar di instansi sekolah diperlukan suatu bagian yang mendukung kegiatan tersebut yaitu Ketatausahaan. Tata usaha adalah suatu bagian dari sekolah yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar agar berjalan lancar sesuai apa yang telah direncanakan dan bisa tercapai seperti apa yang diinginkan.

Dengan berkembangnya zaman yang sekarang lebih dikenal dengan era globalisasi, fungsi tata usaha harus lebih dapat ditingkatkan kualitasnya tentang teknologi terutama teknologi informasi ataupun lebih dikenal dengan era komputerisasi. Hal ini dimaksud untuk lebih mengefektifkan pekerjaan dan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik. Oleh karena itu setiap staf tata usaha diharuskan menguasai teknologi tersebut.

Keberadaan ketatausahaan disetiap instansi sangat berperan penting untuk kelancaran kegiatan dan perkembangan instansi yang bersangkutan dan dengan perkembangan zaman teknologi informasi dapat lebih mengefektifkan kinerja dari tata usaha itu sendiri.

Pengertian Administrasi …

Menurut Musanef dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia, mengemukakan bahwa Administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan-tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien dengan menggunakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan agar dapat dicapai tujuan yang diinginkan.

Pengertian tersebut menerangkan bahwa suatu administrasi adalah sebuah rangkaian kegiatan sistematis yang dilakukan oleh kelompok manusia untuk saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengertian Tata Usaha

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern memberikan pengertian tata usaha yaitu suatu rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan- keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.

Berdasarkan definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa tata usaha sebagai aktivitas administrasi adalah suatu kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan dengan secara efektif dan efisien dengan menggunakan sarana dan prasarana sehingga keteranganketerangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi baik bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan ataupun dapat dipergunakan oleh pihak luar organisasi yang membutuhkan.

Peranan Pedoman Administrasi bagi sekolah

Administrasi sekolah yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin meningkatnya efisien, mutu dan perluasan pendidikan sekolah.

Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Sistem informasi ini di tingkat sekolah menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (recording system) dan pelaporan (reporting system ).

Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain :

1. Format- format yang diperlukan

2. Petunjuk dan aturan yang berlaku

3. Keterampilan personil yang memadai

Kegiatan – kegiatan yang dilakukan di sekolah sering disebut kegiatan administrsasi. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi/teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi sekolah memegang peranan yang penting dalam kegiatan administrasi. Kepala Sekolah memiliki kriteria – kriteria untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakan – kebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan Sekolah.

Tugas Kepala Tata Usaha Sekolah

Kepala tata usaha sekolah bertanggungjawab kepada kepada sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan sekolah meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a. Menyusun program tata usaha sekolah,

b. Mengelola keuangan sekolah,

c. Mengurus administrasi ketenagaan dan siswa,

d. Membina dan pemgembangan karir pegawai tata usaha sekolah,

e. Menyusun administrasi perlengkapan sekolah,

f. Menyusun dan penyajian data atau statistik sekolah,

g. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.

Administrasi Tata Usaha

Kegiatan Tata Usaha Sekolah terdiri dari :

a. Administrasi Kepegawaian

Buku pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah.

Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah menengah yang menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu.

Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru berkelangsungan, berdasarkan ketentuan perundang –undangan yang berlaku.

Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan/disediakan :

a.1. File Guru dan pegawai ( Dikumen guru dan pegawai )

a.2. Buku induk guru dan pegawai

a.3. Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan tingkat )

a.4. Buku DP3

a.5. Buku DUK

a.6. Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai

a.7. Buku cuti pegawai dan guru

a.8. Buku mutasi pegawai

a.9. Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawai

a.10. Rencana pengembangan SDM

a.11. Analisis kebutuham guru

Keterangan :

a.1 ( File Guru dan pegawai ) merupakan kumpulan data/berkas berkas masing – masing guru dan pegawai seperti SK. Pengangkatan pertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen, Ijasah, dll. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai.

a.2. ( Buku Induk Guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data – data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yg ada, dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll.

a.3. ( Buku Kendali ) merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai. Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat dan kenaikan berkala.

a.4. ( Buku DP3 ) merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja yang dilakukan. Manfaaatnya untuk syarat kenaikan pangkat dll.

a.5. ( Buku DUK ) merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai. Manfaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang terendah.

a.6. ( Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang kejadian yang dilakukan oleh masing – masing guru dan pegawai.

a.7. ( Buku cuti guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang guru dan pegawai yang mengajukan cuti. Contoh Cuti Melahirkan, Cuti besar dll.

a.8. ( Buku Mutasi Pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang catatan guru dan pegawai yang mutasi masuk atau mutasi keluar. Manfaat dari buku ini untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari pindahan/mutasi dll.

a.9. ( Buku data sertifikasi/seminar guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data masing-masing guru dan pegawai yang telah mengikuti pelatihan/seminar. Manfaat dari buku ini untuk mengetahui berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru dan pegawai.

a.10. ( Rencana Pengembangan SDM ) merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing- masing urusan yang ada di sekolah, hal ini tertuang di dalam RAPBS.

a.11. ( Analisis kebutuhan guru ) untuk mengetahui berapa jumlah guru yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang kurang sehingga dapat diketahui berapa jumlah guru yang dibutuhkan. (Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ).

b. Administrasi ketata Usahaan

Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan/disediakan :

b.1. Program kerja tata usaha

b.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai

b.3 Buku agenda masuk keluar

b.4. Buku ekspedisi

b.5. Sistem penyimpanan arsip

b.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN

Keterangan :

b.1. ( Program kerja Tata Usaha ) merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung dengan bertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat.

b.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai digunakan untuk mrngetahui kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan jam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan.

b.3. Buku agenda masuk keluar buku yang mencatat surat – surat masuk dan keluar.

b4. Buku ekspedisi buku yang digunakan untuk tanda terima bila mengantarkan surat

b5. Sistem penyimpanan arsip yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan sesuai dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk atau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk memudahkan mencari kembali surat yang masuk dan surat yang keluar dll.

b.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN untuk mengetahui perkembangan suatu sekolah.

c. Administrasi Keuangan

Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan/disediakan :

c.1 Buku Kas Umum

c.2. Buku Kas Pembantu

c.3. Laporan keuangan

Keterangan :

c.1. Buku Kas Umum merupakan buku yang mencatat penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untuk mengetahui berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang yang keluar sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulan.

c.2. Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan pengeluaran secara rinci permata anggaran.

c.3. Laporan keuangan yaitu laporan keuangan sekolah yang dipertanggungjawabkan oleh Kepala Sekolah dan Bendahara

d. Administrasi Barang

Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan/disediakan :

d.1. Buku Induk/Inventaris barang

d.2. Buku Non Inventaris

d.3. Buku Pemeliharaan

d.4. Buku kendali/stok barang

Keterangan :

d.1. Buku Induk/Inventaris barang buku yang mencatat tentang barang yang telah diperoleh baik dari pembelian dari droping maupun dari bantuan

d.2. Buku Non Inventaris adalah buku yang mencatat barang-barang yang habis pakai baik dari pembelian maupun bantuan.

d.3. Buku Pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat tentang barang-barang inventaris yang di perbaiki.

d.4. Buku kendali/stok barang adalah buku yang mencatat masing-masing barang untuk diketahui berapa jumlah barang yang masuk dan berapa jumlah barang yang keluar sehingga diketemukan sisa barang.

e. Administrasi Kesiswaan

Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan/disediakan :

e.1. Buku Induk Pegawai

e.2. Klaper

e.3. Buku mutasi masuk, keluar

e.4. Buku Prestasi

e.5. Rekap absen siswa

e.6. Buku kumpulan nilai

e.7. Daftar nominatif siswa

e.8. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan

e.9. Rapor siswa

Keterangan :

e.1. Buku Induk siswa buku yang mencatat tentang diri siswa yang diurutkan sesuai dengan nomor induk siswa, selain data juga ditampilkan foto siswa serta juga ditampilkan data pelaporan penilaian hasil belajar siswa.

e.2. Klaper buku yang mencatat nama siswa menurut abjad

e.3.Buku mutasi masuk, mutasi keluar buku yang mencatat siswa yang pindah sekolah atau DO, serta mencatat siswa yang mutasi masuk di dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa buku ini setiap bulan dipertanggung jawabkan kepada Kepala Sekolah.

e.4.Buku Prestasi buku yang mencatat prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun akademis

e.5. Rekap absen siswa buku rekap yang berisi tentang rekap masing – masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan.

e.6. Buku kumpulan nilai buku yang berisi tentang kumpulan nilai dari beberapa bidang studi mulai dari semester satu sampai semester dua manfaat dari buku ini untuk dipindahkan di buku induk siwa dalam lembaran pelaporan hasil belajar siswa.

e.7. Daftar Nominasi siswa daftar susunan nama siswa yang akan mengikuti Ujian Akhir Nasional

e.8. Foto copy ijasah/DHUN/Transkip/sertifikat siswa dan tamatan : kumpulan ijasah siswa yang telah lulus, dikelompokkan sesuai tahun pelajaran

e.9. Rapor siswa : Buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswa setiap semester.

Sekedar pengetahuan kita baca artikel tentang tata usaha di bawah ini :

Administrasi Tata Usaha

Apa Tata Usaha Itu

Mutu Tata Usaha Indonesia

Standari Tata Usaha Sekolah